仕事を進める上で、誰かの協力や情報が必要になる場面は多々ありますよね。特に、納期が迫っているのに必要な資料が手に入らない、具体的な回答がもらえない…といった状況は、ストレスを感じるものです。
「早くください！」「いつできますか？」とストレートに伝えたいけれど、相手の機嫌を損ねたくないし、今後の関係性も大切にしたい。そんな悩みを抱えている人は少なくありません。
しかし、デキる人は、相手の機嫌を損ねることなく、スムーズに協力を引き出し、確実に成果を出しています。彼らが実践している「機嫌を損ねないYESの引き出し方」を学んで、あなたの仕事も人間関係も円滑にしていきましょう。
なぜ「YES」を引き出すのが難しいのか？
相手がなかなか動いてくれない、具体的な回答をくれない背景には、いくつかの理由があります。
- 相手も忙しい: あなたからの依頼以外にも、抱えている仕事がたくさんあるかもしれません。
- 優先順位が低い: あなたからの依頼の重要性が、相手に伝わっていない可能性があります。
- 情報不足: どのように対応すれば良いか、具体的なゴールが見えていないのかもしれません。
- 単なる連絡不足: 忙しさのあまり、連絡を忘れているだけというケースも。
これらの状況を理解した上で、効果的なアプローチをすることが重要です。
デキる人が実践する3つの伝え方
相手の機嫌を損ねずに「YES」を引き出すには、次の3つのポイントを意識して伝えましょう。
1. 相手への配慮と「I（アイ）メッセージ」で伝える
まず、相手の状況に配慮する姿勢を見せることが大切です。そして、非難や命令に聞こえがちな「Youメッセージ」（例：「あなたは〇〇すべきだ」）ではなく、「私」を主語にした「Iメッセージ」で、自分の状況や気持ちを伝えます。
具体的な伝え方：
- 「お忙しいところ恐縮ですが、〇〇の資料がないと、私の△△の作業が開始できない状況です。」
- 「大変申し訳ないのですが、私の作業が遅れると、最終的な〇月〇日という納期に影響が出てしまいそうで、困っています。」
このように伝えることで、相手は「自分の状況を理解してくれている」と感じ、また「あなたの状況を解決してあげたい」という気持ちになりやすくなります。
2. 具体的な「期日」と「影響」を明確に伝える
漠然と「いつまでにできますか？」と聞くのではなく、こちらから具体的な期日を提案し、それが遅れた場合の影響を明確に伝えましょう。これにより、相手は自身のタスクの優先順位を判断しやすくなります。
具体的な伝え方：
- 「つきましては、遅くとも〇月〇日の午前中までに資料をいただけますでしょうか？そうすれば、私の作業を〇月〇日までに完了させることができます。」
- 「もしこの資料が〇月〇日までに手に入らないと、プロジェクト全体の納期に間に合わない可能性が出てきます。」
さらに、可能であれば代替案や部分的な資料の要求も有効です。
- 「もし〇月〇日が難しいようでしたら、この部分だけでも先行していただくことは可能でしょうか？」
- 「まずは特に急ぎの〇〇に関する部分だけでも先にお送りいただけますでしょうか？」
具体的な期日と、それが守られない場合の影響を伝えることで、相手は「なぜその期日が重要なのか」を理解し、より優先して対応しようと考えてくれるでしょう。
3. 協力姿勢を見せ、相手の「なぜ」に耳を傾ける
ただ資料を待つだけでなく、相手の状況を理解しようとする姿勢を見せ、必要であればサポートを申し出ましょう。これにより、相手は「自分を助けてくれる味方」と感じ、協力的になります。
具体的な伝え方：
- 「今、どのあたりまで進んでいらっしゃいますか？何か手伝えることはありますか？」
- 「もしかして、〇〇の情報が足りていない状況でしょうか？もしそうでしたら、私の方で〇〇さんに確認してみましょうか？」
相手が何に困っているのか、どんな課題に直面しているのかを理解しようとすることで、思わぬ解決策が見つかることもあります。
まとめ：関係性を深めるコミュニケーションへ
これらの伝え方を実践することで、あなたは単に「資料を要求する人」から「問題解決に協力的なパートナー」へと認識が変わるでしょう。相手も「協力してあげたい」という気持ちになり、結果として必要な回答や資料がスムーズに手に入り、仕事の成果も上がりやすくなります。
あなたの仕事がより円滑に進むよう、ぜひこれらの「機嫌を損ねないYESの引き出し方」を試してみてください。
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