こんにちは、キョウです。
ガントチャートを作ったはいいものの、気がついたら放置してしまった経験はありませんか？
ガントチャートは、作ることよりも、毎日使って初めて意味を成すツールです。今回は、せっかく作ったガントチャートを「作って終わり」にせず、日々のタスク管理に自然と落とし込むための具体的な方法をご紹介します。
これを読めば、もう計画倒れとは言わせません。ガントチャートがあなたの「今日のやることリスト」を自動で決めてくれる、そんな自動化システムを身につけましょう。
ステップ1：ガントチャートの確認を「日課」にする
まず、ガントチャートを定期的に開くことを習慣にしましょう。「いつ開くか」を明確に決めることで、ガントチャートがあなたの仕事のルーティンに自然と組み込まれます。
開く「トリガー」を活用する
- 朝、パソコンを立ち上げたら、まずガントチャートを開いて今日のタスクを確認する。
- 昼食後、席に戻ったら、午前の進捗をガントチャートに入力する。
- 終業前、メールチェックが終わったら、今日のタスクを完了にして、明日やることを確認する。
このように「～したら、ガントチャートを開く」というシンプルなルールを決めることで、入力が自然な流れになります。最初から完璧を目指さず、「週に一度」や「毎日5分だけ」といった小さな時間から始めると、挫折しにくいです。
確認時間はたったの5分
- ガントチャートを眺める時間は、たった5分で十分です。
- 今週やるべきこと、今日やるべきこと、そして期限が迫っているタスクをざっと確認するだけでOKです。
この小さな習慣が、ガントチャートを「ただの計画表」から「日々の行動の軸」へと変える第一歩です。
ステップ2：ガントチャートから「今日のやること」を抜き出す
ガントチャート全体を毎日見る必要はありません。「今日のやること」に焦点を絞ってタスクを抜き出すことで、日々の行動が明確になります。
日々のタスクリストを作る
- 概要：今日できるレベルまでタスクを分解する
- ガントチャートを見て、今日着手すべきタスクや、期限が今日までのタスクを書き出します。
- タスクは細かく分解して「今日できること」のレベルまで落とし込みましょう。（例：「資料作成」→「資料の目次を完成させる」）
タスクを時間と結びつける
- 概要：具体的な行動計画に変換する
- 抜き出したタスクに、具体的な時間やタイミングを割り当てます。（例：「午前中に企画書作成」「昼食後にメール対応」）
このプロセスを毎日繰り返すことで、ガントチャートの大きな計画が、あなたの毎日の行動へと自動的に変換されるようになります。
ステップ3：タスクの進捗を「その日のうちに」更新する
ガントチャートの情報を常に最新に保つことが、この習慣を継続させる最大の秘訣です。
終業時のルーティンにする
- 概要：1日の終わりに完了と修正を行う
- 仕事の終わりに、ガントチャートを開く時間を5分だけ確保しましょう。
- 今日完了したタスクを「完了」にする。
- 予定より進んだタスクは「進捗率」を更新する。
- もし遅れてしまったタスクがあれば、その日のうちに翌日の計画を修正します。
達成感を記録する
- 概要：視覚的な変化をモチベーションにする
- タスクを完了にすると、ガントチャートの棒の色が変わります。この変化を目で確認することで、その日の達成感を得られます。これは次の日もガントチャートを開くモチベーションになります。
まとめ：ガントチャートを「習慣」にすれば、計画倒れはなくなる
ガントチャートは、ただ作るだけでは意味がありません。
日々のルーティンに組み込み、 そこから今日のタスクを抜き出し、 終業時に進捗を更新する。
この3つのステップを実践すれば、ガントチャートはあなたのタスク管理をサポートしてくれる強力なパートナーになります。「今日のやること」が自動的に決まり、計画通りに仕事を進められる。そんな理想的な働き方を、ガントチャートの習慣化から始めてみませんか？
今回ご紹介した中で、あなたがガントチャートを習慣にするために設定したい「トリガー」は何ですか？ぜひコメントで教えてくださいね。
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